Die Rechnung, bitte.

Was muss auf einer Rechnung angegeben werden und was ist entbehrlich? Sind per Mail zugestellte Rechnungen ohne digitale Signatur gültig? Schreiben Sie Ihre Rechnungen so, dass es den Vorschriften des Finanzamtes entspricht. Sie ersparen sich unnötige Korrekturschleifen und die damit verbundenen Kosten. Unsere Finanzexpertin Dagmar Stein zeigt, wie eine korrekte Rechnung aussieht:

Gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen

• Absender: vollständiger Name und Anschrift,
• Leistungsempfänger: vollständiger Name und Anschrift,
• Ausstellungsdatum der Rechnung,
• fortlaufende einmalige Rechnungsnummer,
• die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
• Menge und handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstandes bzw. Art und Umfang der Leistung,
• das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Nettoentgelt für die Lieferung oder Leistung, den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf den Nettobetrag entfallenden Steuerbetrag,
• im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis, dass für die Lieferung oder Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
• im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts.

Sollten Sie die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, müssen Sie dies auf Ihren Rechnungen z.B. mit der Formulierung "Umsatzsteuer wird gem. § 19 UStG nicht erhoben" angeben. Die Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist in diesem Fall nicht möglich.

Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen unter 250,- Euro (brutto). Hier sind  weniger Angaben erforderlich:

• Den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum der Rechnung,
• den Umfang und die Art der Leistung,
• das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe,
• den Umsatzsteuersatz in Prozent (z.B. 19 % ) oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf.

Muss ich meine Rechnungen unterschreiben?

Nein, nur Rechtsanwälte und Steuerberater sind dazu verpflichtet. Wer seine Kunden gern persönlich anspricht, kann seine Rechnung signieren.

Was Sie über elektronische Rechnungen wissen sollten:

• Seit dem 1. Juli 2011 können Rechnungen elektronisch, also z.B. per Mail oder Fax zugestellt werden, sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt. Es genügt jedoch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.
• rechtlich ist eine elektronische Signatur auf elektronisch übermittelten Rechnungen nicht mehr erforderlich.
• Unternehmer müssen alle Buchungsbelege sowie Ein- und Ausgangsrechnungen 10 Jahre aufbewahren.
• Elektronisch übermittelte Rechnungen müssen auf einem Datenträger, der keine Änderungen mehr zulässt, also z.B. einer einmal beschreibbaren CD oder DVD gespeichert werden. Ein Ausdruck genügt nicht.

Sie möchten mehr über den rechtlich richtigen und geschickten Umgang mit Ihren Finanzen erfahren? Dann buchen Sie ein Coaching oder unser Beratungspaket Buchhaltung und Steuern – von Anfang an gut aufgestellt. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Dagmar Stein, Unternehmensberatung Kirsch
Mai 2018