Schuhkarton, Excel-Tabelle oder Buchhaltungssoftware?
Alle Selbstständigen trifft die Pflicht, eine Buchhaltung zu organisieren und den Gewinn zu ermitteln. Aber wie organisiere ich meine Belegablage am besten? Welche Methode der Gewinnermittlung ist für mich einfach zu handhaben und für mein Unternehmen sinnvoll? Mit diesen Fragen plagen sich Gründerinnen und Gründer.
Der Gesetzgeber verlangt, dass Sie alle Belege (Bankbelege und Kassenbelege/ Barquittungen) und die gesamte Geschäftskorrespondenz (Verträge, Angebote etc.) für 10 Jahre aufbewahren. Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten, zu sortieren:
- Chronologisch, d.h. nach Datum abgeheftet. Es empfiehlt sich, die entsprechenden Rechnungen hinter den Kontoauszug zu heften. So können Sie in 10 Jahren einem Betriebsprüfer Auskunft geben, worum es sich bei einer Zahlung gehandelt hat.
- Oder Sie heften die Rechnungen und Quittungen sortiert nach dem sachlichen Inhalt ab. Beispielsweise nach Büromaterial, Fahrtkosten, Werbung usw.
Doch die wichtigste Funktion Ihrer Buchhaltung ist für Sie, mit einer sinnvollen Ordnung den Überblick zu behalten und vernünftige unternehmerische Entscheidungen treffen zu können.
Steuerberatung beauftragen oder Gewinnermittlung selbermachen?
Bei dieser Frage kommt es auf den Umfang Ihrer Buchhaltung und Ihre persönlichen Umstände (Kenntnisse, Zeit und Geld) an: Wenn Sie mit Ihren geordneten Belegen die Steuerberatung beliefern, bekommen Sie nach Ablauf des Geschäftsjahres eine fertige Einnahme-Überschuss-Rechnung oder Bilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) samt Steuererklärung geliefert.
Solange Sie nur wenige Belege haben, lassen sich Ihre Einnahmen und Ausgaben einfach in einer Excel-Tabelle erfassen, um den Gewinn zu ermitteln. Bei der Gliederung der Tabelle können Sie sich an den Kategorien des EÜR – Steuerformulars orientieren. Wenn Sie zahlreichere Buchungen haben und gleichzeitig ein Controlling aufbauen möchten, ist es sinnvoll, die Kosten detaillierter aufzuteilen (z.B. Miete, Büromaterial, Telefon/Internet, Fahrtkosten, Reisekosten, Fortbildung, Versicherungen, Werbung, Bewirtungskosten usw.). Auch ein Blick in Ihren Businessplan hilft, die für Sie wichtigen Kostenkategorien festzulegen.
Wenn Sie mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten möchten, achten Sie beim Kauf darauf, dass Sie unter mehreren Kontenrahmen auswählen können. Die meistbenutzten Kontenrahmen sind SKR 03 und SKR 04. Alle professionellen Buchhaltungsprogramme bieten die Möglichkeit, die Daten als DATEV-Datei zu exportieren. Nur so können Sie mit einer Steuerberatung Daten austauschen.
Die ideale Lösung ist oft Folgende:
Mit der eigenen Belegerfassung in einer Buchhaltungssoftware (z.B. LEXWARE-Buchhalter), wissen Sie im laufenden Geschäftsjahr stets, wie Ihr Unternehmen finanziell aufgestellt ist. Für den Jahresabschluss übergeben Sie Ihre komplette Buchhaltung als DATEV-Exportdatei an die Steuerberatung, die für Sie den Jahresabschluss und die Steuererklärung macht.
Sie möchten mehr über den rechtlich richtigen und geschickten Umgang mit Ihren Finanzen erfahren? Dann buchen Sie ein Coadhing oder unser Beratungspaket Buchhaltung und Steuern – von Anfang an gut aufgestellt. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
Dagmar Stein
August 2010
